Palabra de Jorge

Lecturas, escuchas y reflexiones

Adela d’Alòs: Gestión de Proyectos

proyecto

Col.legi Oficial de Bibliotecaris-Documentalistes de Catalunya
C/Ribera, 8 – Barcelona
6,13,20 y 27 de marzo de 2006

Libros utilizados en el curso:

• Jeff Davidson: La gestión de proyectos. Madrid,: Pearson Educación, 2001

• J. Lewis: Las claves de la gestión de proyectos. Barcelona: Gestión 2000, 2001

Introducción

La teoría dela gestión de proyectos comienza a mediados del siglo XX. Los proyectos son lo que hacen crecer a una empresa, son sinónimos de innovación. Para J.M.Juran, un Proyecto es “la búsqueda programada de una solución a un problema“.

Para J.P.Lewis, la Gestión de Proyectos es “Facilitar la planificación, el calendario y el control de todas las actividades que han de realizarse para conseguir los objetivos del proyecto.” Por tanto, el gestor de proyectos es un facilitador.

Para Adela d’Alòs, es “La aplicación de los conocimientos, experiencias y técnicas para conseguir que un proyecto tenga los objetivos esperados“. Adela no cree demasiado en herramientas para gestionar proyectos, tipo Microsoft Project (y su famosos Diagrama de Gantt) o el diagrama PERT.

El PMI (Project Management Institute) está presente en más de 150 países y tiene más de 150.000 miembros.

Características de un proyecto

Definición

Hay que invertir tiempo en la definición.

  • Nombre del Proyecto
  • Se detecta una Oportunidad / Necesidad  / Problema
  • ¿Qué hay que hacer?  Evaluar posibles soluciones.
  •  Alcance, límites: que se hará y qué no. Se realiza en un contexto y con unas determinadas condiciones.
  • ¿Nos interesa hacerlo?  ¿Lo sabemos hacer?
  • Hay que conocer la disponibilidad de la empresa cuando entra un nuevo proyecto

Objetivos:

  • Un proyecto se realiza para conseguir unos objetivos y resultados cuantificables en los que está interesado un cliente.
  • El cliente tiene unas expectativas (diferentes miembros de la empresa cliente pueden hablar de objetivos diferentes) en costes, timing y sobre todo calidad
  • El cliente sólo percibe calidad cuando se superan sus expectativas. Por eso siempre es bueno dar un poco más, como por ejemplo un informe de cierre de proyecto.
  • Hay que conocer las desviaciones

Timing:

  • Tiene fecha de inicio y de final. Puede tener penalizaciones. Calendario.
  • Se ha de definir, planificar, ejecutar, controlar y cerrar.
  • Ha de haber un documento final de cierre del proyecto.
  • Los proyectos han de estar acabados antes de dos meses. Hay que evitar proyectos extensos en el tiempo.
  • En el cierre de los proyectos es donde se incluyen los imprevistos
  • El camino crítico es el más breve en el que puede estar acabado un proyecto.  Para ello, hay que encontrar las actividades que, si se retrasan, retrasan todo el proyecto.
  • Si no se cumple el timing, se puede dar algo más al cliente.

Presupuesto:

  • El proyecto tiene gastos, tiene un precio. De la resta se obtiene el beneficio. Un proyecto mal definido es fácil que se salga de madre presupuestariamente.
  • Hay que calcular las horas muertas, de formación, de reunión.
  • Un proyecto por horas es más caro que por días. Lo normal es estar más horas de lo previsto.
  • Tras la presentación, viene la Negociación, cuyo objetivo es la  Aceptación. En cuanto llega la información, empieza el proyecto
  • La subcontratación es mucho más barata: 20 horas son 20 horas.

Responsable:

  • Un proyecto requiere de un sólo responsable,
  • El liderazgo ha de ser mayor cuanto más grande sea el proyecto.
  • El líder ha de ser muy proactivo. No vale decir: “yo ya lo dije”. 
  • No es un comercial, le llegan los proyectos.
  • No es bueno que el director de un proyecto grande intervenga demasiado, es mejor que lo vea desde fuera, para no estar más pendiente de su trabajo concreto de la coordinación. 
  • Es un problema tener muchos proyectos abiertos, la eficiencia de las personas baja con 2 ó 3 proyectos máximo.
  • El líder ha de decidir, pero en ocasiones ha de consultar a un superior, partner o trabajador de su equipo.
  • Se ha de hablar con el jefe de proyecto antes de que haya fuego.
  • Control de tiempo, gasto y calidad.
  • El coordinador no ha de estar detrás de las personas, sino de los resultados.
  • Hay que delegar aunque haya riesgo.

Participantes:

  • Hay coordinación de personas, que han de estar disponibles e involucradas. Participan expertos. Un proyecto no lo hace una persona.
  • La parte crítica está en la gestión de las personas, en conseguir que se impliquen. Hay personas multitarea y monotarea.
  • Las reuniones personales (no sólo por email) dan cohesión al equipo y refuerzan las responsabilidades de cada uno.
  • Nadie está dispuesto a hacer trabajo productivo en más del 80% de su jornada laboral. Perdemos el 20% en asuntos personales, fatiga y demoras.

EDT (Estructura de Descomposición de las Tareas a realizar):

Es imprescindible fragmentar los proyectos. Un proyecto, como el salami, es más digerible en trozos🙂

  • Programa
  • Projecto
  • Fases: Si el proyecto es largo, hay que fragmentarlo en fases y en hitos. Si dura varios años, ha de subdividirse en fases o subproyectos.
  • Tareas. 
    • Cada tarea ha de tener un responsable, timing, un resultado y una documentación.
    • Permite calcular tiempos, gastos (las horas/persona suele ser el principal) y evitar riesgos.
    • Los Hitos son puntos de referencia.
    • Pueden hacerse al mismo tiempo o pueden ser secuenciales
    • No siempre se ha de hacer la ficha de una tarea, hay que evitar la burocratización del proyecto.
  • Subtarea o actividad

Los cambios:

  • Todo proyecto empieza a modificarse desde que comienza. Hay que ser muy flexibles.
  • El cliente siempre tiene la razón, pero hay clientes de primera (se aceptan cambios) y de segunda (no se aceptan).
  • La mayoría de los cambios vienen de fuera. Ante un  cambio (un yaque, por ejemplo), no hay que ponerse nerviosos.
  • Conviene tener subproyectos para que un  cambio solo afecte a una parte, y no al total.
  • Cuanto más dura un proyecto, es más fácil que hayan cambios.
  • Se tienen que documentar

Riesgos e incertidumbre:

  • El primer elemento de fracaso de un proyecto es la falta de definición, porque se descontrola.
  • El segundo es la falta de definición de responsabilidades (dentro y fuera de la empresa)
  • Tienen que estar previstos, si no, acabarás apagando fuegos, porque seguro que aparecen. Tiene que haber un plan por si suceden.
  • Riesgos: costes, plazos (es el más frecuente), objetivos, calidad, copyrigth.
  • No puedes decir que no es problema tuyo el problema de tu proveedor. Conviene tener un proveedor suplente

El cierre:

  • Es importante que quede documentado el proyecto para mejorar el capital intelectual y la base de conocimiento de la empresa. Si el  coordinador se va, el nuevo no tendrá problemas.
  • Conviene evaluar el proyecto finalizado para extraer lecciones aprendidas.

El Modelo PMBOK:

El “Project Management Body of Knowledte” es un libro que explica las 9 áreas de conocimiento que todo Project Manager debe conocer:

  1. Gestión integrada: visión global. Ejecuta el plan del proyecto y controla los cambios.
  2. Gestión del ámbito o alcance del proyecto, de su dimensión.
  3. Gestión del tiempo: control de la duración del proyecto.
  4. Gestión del coste: Negociar el presupuesto con el cliente, controlar los costes según el presupuesto y planificar los recursos.
  5. Gestion de la calidad: controlarla y asegurarla.
  6. Gestión de la comunicación: Suele fallar en muchos proyectos. Asegurar la distribución de información y comunicación sobre el proyecto. Generar confianza.
  7. Gestion de las personas: Definir funciones y responsabilidades. Seleccionar, dirigir e implicar a las personas.
  8. Gestión del riesgo: Identificarlo y administrarlo.
  9. Gestión de compras: Identificar necesidades. Selección de proveedores. Gestionar contratos y subcontratas.

Jeff Davidson: La gestión de proyectos

Siete elementos para obtener resultados en un proyecto:

  1. Gestionar el tiempo de manera adecuada
  2. Tomar decisiones
  3. Reuniones bien gestionadas (hora inicio, hora final)
  4. Saber hacer críticas y saber aceparlas
  5. Ser receptivo a nuevos procedimientos
  6. Conservar el sentido del humor (en todos los proyectos hay tensión)
  7. Aprender a utilizar las herramientas de gestión

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This entry was posted on February 2, 2014 by in empresa and tagged , .
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